Jak elektroniczny obieg dokumentów usprawnia pracę w księgowości?

Artykuł sponsorowany

„Biuro bez papieru” – kiedyś slogan, dziś absolutny standard w firmach, które szukają sposobów na optymalizację i zwiększanie efektywności operacyjnej. Korzyści z wdrożenia systemów workflow, których głównym celem jest uporządkowanie, ustandaryzowanie i usprawnienie przepływu pracy czerpią wszystkie działy w firmie – również działy finansowo-księgowe. O tym, jak elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że praca staje się prostsza, a procesy efektywniejsze – w poniższym materiale.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – co to takiego?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system do digitalizacji, przetwarzania, zatwierdzania i archiwizowania dokumentacji. W kontekście działu księgowości do wersji cyfrowej przekształcone mogą być np. faktury kosztowe, umowy z kontrahentami, korekty, potwierdzenia wpłat itp. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala przetwarzać je bez konieczności drukowania, podpisywania papierowych wersji czy ich fizycznego przekazywania pomiędzy działami – tak jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów.

Oprogramowanie EOD pozwala zarejestrować fakturę i skierować ją do osoby odpowiedzialnej za kolejne kroki. Automatyczne powiadomienia przypominają o terminach, system rejestruje wszystkie zmiany i przechowuje dokument w cyfrowym repozytorium – uporządkowanym i dostępnym (dla uprawnionych do tego osób) z każdego miejsca.

Elektroniczny system obiegu dokumentów księgowych – prościej, szybciej, lepiej

Korzyści wynikających z zastosowania EOD w dziale księgowości, jak i całej firmie, jest wiele. Jedną z podstawowych stanowi oszczędność czasu i zasobów. System nie tylko skraca czas obsługi dokumentów, ale też odciąża pracowników od żmudnych, powtarzalnych działań. Dział księgowy może skupić się wówczas na innych, strategicznych zadaniach.

System do elektronicznego obiegu dokumentów sprawia, że działy finansowo-księgowe zyskują pewność, że wszystkie dokumenty zawsze trafią we właściwe ręce, we właściwym czasie. Narzędzia te znacznie przyspieszają obsługę dokumentów, zapewniają bezpieczeństwo danych wrażliwych, a przy tym minimalizują ryzyko błędów. To wszystko sprawia, że dzięki automatyzacji firmy mogą realnie obniżyć koszty obsługi procesów finansowo-księgowych.

Dlaczego coraz więcej firm inwestuje w elektroniczny obieg dokumentów (EOD)?

Elektroniczny obieg dokumentów to gwarancja sprawności i szybkości działania. Firmy korzystające z EOD najczęściej zaczynają od zautomatyzowania procesów planowania budżetu i zakupów, obsługi faktur, akceptacji i rozliczania kosztów delegacji czy akceptacji płatności.

Dziś – zwłaszcza w kontekście ogólnopolskiego wdrożenia KSeF – EOD staje się niezbędny nie tylko do sprawnego zarządzania dokumentami, ale i sprawnego wywiązywania się z obowiązków nakładanych na przedsiębiorstwa.

Przy wyborze systemu EOD warto pamiętać o tym, by narzędzie było elastyczne, skalowalne i przyszłościowe.